Ce manuel d'utilisation est une base de connaissances qui répond à vos questions sur l'utilisation et le fonctionnement de la solution EASY ASSETS.
Il est destiné à vous guider dans l'utilisation de l'ensemble des fonctionnalités du système.
EASY ASSETS est une solution intelligente pour la gestion des actifs des entreprises, la planification, l'exécusion et le traitement des inventaires de l'élaboration des missions, jusqu'au génération des rapports des inventaires.
Pour accéder à EASY ASSETS, vous n'avez besoin que d'un navigateur Web et d'une connexion Intranet (si la solution est installée en interne), ou une Connexion Internet fonctionnelle (Si la solution est installée sur Cloud).
Pour accèder a votre compte utilisateur, ouvrez le navigateur Web et navigez sur le lien suivant:
Vous devez présenter vos identifiants de connexion dans la page qui apparait:
Information: Si une connexion avec L'active directory est établie, vous pouvez utiliser vos identifiants Windows pour accéder au système.
EASY ASSETS permet d'identifier les différentes unités géographiques de votre entreprise (Zones, Secteurs, etc...) pour avoir une meilleur gestion des actifs.
Pour accéder à la gestion de l'Organisation géographique, allez vers : Référentiels > Organisation de l'entreprise > Organisation géographique
Quand on clique sur Ajouter, on peut sélectionner quel type de structure on veut ajouter / modifier / Supprimer
Quand les champs sont renseignés, on clique sur Valider
Remarque: Pour la section: Bloc et Unité, on aura les champs suivants:
- étage: pour spécifier le nombre d'étages dans ce bloc.
- Une case a caucher: Magasin pour dire que cette unité est un magasin ou non.
EASY ASSETS assure une gestion détaillé de l'hiérarchie de votre entreprise, afin d'identifier les affectations des différentes équipements sur les différentes structures.
Pour accéder à l'Organisation structurelle , allez vers : Référentiels > Organisation de l'entreprise > Organisation structurelle
Quand on clique sur Ajouter, on peut sélectionner quel type de structure on veut ajouter / modifier / Supprimer
Quand les champs sont renseignés, on clique sur Valider
Remarque: Pour ajouter plusieurs fils pour un seul parent, on sélectionne depuis la liste, et on clique sur le bouton ajouter, puis on sélectionne le type de fils.
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Pour EASY ASSETS, un Employé représente l'ensemble des personnes physiques ayant un contrat de travail avec l'entreprise. Cela comprend tous les types de contrats :
Pour gérer la liste des employés internes, allez vers: Master Data > Référentiels > Gestion du personnel > Employés Internes
Dans cette partie, vous rencontrerez les champs suivants
Le personnel d’un prestataire qui effectue des prestations (des missions d'inventaires ou autre) au niveau d'un ou plusieurs sites, doit être renseigné et géré par le système, pour pouvoir suivre le pointage des employés.
Pour gérer la liste des employés de prestataire, allez vers: Référentiels > Organisation du personnel > Employés Prestataires
Dans cette partie, vous rencontrerez les champs suivants
Dans EASY ASSETS, vous pouvez ajouter des prestataires avec lesquels vous traitez dans votre entreprise. Pour créer des contrats, et des transactions d'achat comme des factures et des bons de commande, vous devrez ajouter des fournisseurs
Pour gérer la liste des prestataires, allez vers: Référentiels > Organisation du personnel > Prestataires
Le formulair d'ajout de prestataire contient:
EASY ASSETS vous permet d'exécuter les inventaires partagés par des équipes, et suivre l'avancement de chaque équipe pour avoir un bilan détaillé et une donnée fiable,
Pour accéder à la gestion des équipes d'inventaire, allez vers : Référentiels > Organisation du personnel > Equipes
Dans cette partie, vous rencontrerez les champs suivants :
Certains opérations (tel que la validation d'un inventaire, la réforme d'un ou plusieurs équipements) nécessite de faire une comission interne pour prendre ce type de décisions,
EASY ASSETS vous permet d'organiser l'ensemble des différentes commissions en allant vert: Master Data > Référentiels > Gestion des chambres
Un compte Analytics est un moyen de nommer et d'organiser la façon dont vous suivez une ou plusieurs dépenses, à l'aide de EASY ASSETS, chaque structure à au moins un compte, soit celui qu'il a lui-même créé, soit celui auquel quelqu'un d'autre lui a donné accès.
Pour accéder a la gestion des comptes analytiques, allez vers: Référentiels > Organisation financière > Centre de coûts
Dans le formulaire, vous trouvez les champs suivants:
Information:
: Une Structure peut avoir plusieurs comptes, par contre, un compte est affecté a une seule Structure.
EASY ASSETS permet d'organiser l'ensemble des actifs de votre entreprise, de l'identification, jusqu'au exécution de l'inventaire, opérations de maintenance et réforme.
Pour accéder à la gestion des actifs, allez vers : Actif > Fiche d'investissement
EASY ASSETS donne la possibilitée de transformer le statut d'un ou plusieurs équipements en réforme, pour ne les plus avoir dans les inventaires.
Pour accéder à la gestion des réformes, allez vers : Actif > Réformes
Le formulaire d'ajout d'une réforme contient:
Remarque: Le champ Destination contient 3 valeurs:
- Cession.
- Donation.
- Destruction.
Aprés avoir enregistrer la réforme, elle doit être validée par un résponsable.
Pour effectuer une mission d'inventaire, EASY ASSETS vous permet d'organiser, exécuter et suivre les différentes étapes de l'inventaire.
Pour commencer, allez vers : Suivi & Gestion > Suivi des contrats
L'identification de la campagne sert a rentrer les informations et les détails de la mission d'inventaire,
Pour ajouter une compagne d'inventaire, le formulaure contient:La planification de la mission sert a affecter les équipes d'inventaires au compagnes d'inventaire, et suivre l'avancement de chaque équipe, et l'avancement globale de l'inventaire,
Pour ajouter une planification, le formulaure contient:Pour que les données de l'inventaire soiet disponibles sur l'application mobile, la mission doit être démarrée sur EASY ASSETS
Sur cette partie, EASY ASSETS va faire un traitement automatique, pour comparer ce qui a été récupéré de l'application mobile, avec ce qu'il existe sur les fiches inventaires sur le système, et affiche les décalages (si trouvés)
Aprés avoir exécuter l'inventaire, et pour valider les données, la clôture est obligatoire.
